22 X 2012, 12:37:00

B. Sp. z o.o. w Poznaniu (dalej: „B”) zwróciła się do Kancelarii z prośbą o sporządzenie opinii prawnej dotyczącej podróży służbowych. W szczególności klient chciał uzyskać odpowiedź na pytanie, czy pracownik zatrudniony w B. potrzebuje dokumentu w postaci polecenia wyjazdu służbowego (delegacji) do wykonywania pracy w innym oddziale. W „Karcie zadań i odpowiedzialności” pracownika widnieje adnotacja „B. Oddział W.”, a pracownik jest kierowany do pracy w Oddziale w G.

Poznań, dnia 12 maja 2009 r.

B. Sp. z o.o. w Poznaniu

OPINIA PRAWNA

w sprawie: podróży służbowych

B. Sp. z o.o. w Poznaniu (dalej: „B”) zwróciła się do Kancelarii z prośbą o sporządzenie opinii prawnej dotyczącej podróży służbowych. W szczególności klient chciał uzyskać odpowiedź na pytanie, czy pracownik zatrudniony w B. potrzebuje dokumentu w postaci polecenia wyjazdu służbowego (delegacji) do wykonywania pracy w innym oddziale. W „Karcie zadań i odpowiedzialności” pracownika widnieje adnotacja „B. Oddział W.”, a pracownik jest kierowany do pracy w Oddziale w G.

Określenie miejsca wykonywania pracy stanowi ważny składnik treści umowy o pracę i dlatego też pracodawca nie może swobodnie decydować o jego zmianie. Zmiana miejsca pracy musi być co do zasady dokonana na mocy porozumienia stron lub w drodze wypowiedzenia zmieniającego złożonego przez pracodawcę. W pewnych sytuacjach przepisy dopuszczają możliwość krótkotrwałej zmiany miejsca pracy w trybie polecenia służbowego pracodawcy. Do takich sytuacji należą: polecenie odbycia podróży służbowej (art. 775 § 1 k.p.) oraz przeniesienie pracownika do innej pracy na okres 3 miesięcy w roku kalendarzowym (art. 42 § 4 k.p.).

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego (art. 775 § 1 k.p.).

Podróż służbowa jest swoistą konstrukcją prawa pracy. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane; nie może mieć charakteru generalnego. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach (por. uchwała SN z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08, OSNP 2009/13-14/166).
Pracodawca wydając pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego, określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Podróż służbowa może być rozpoczęta w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę. Pracodawca może również wyrazić zgodę, aby pracownik rozpoczął (zakończył) podróż służbową w miejscu zamieszkania, jeżeli pracownik zamieszkuje w innej miejscowości aniżeli ta, w której mieści się siedziba pracodawcy lub określone w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy. W takim przypadku miejscowość ta zostanie uznana za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży służbowej (por. A. Świątkowski, Kodeks pracy, Komentarz, Warszawa 2006, str. 347).

Użycie w art. 775 § 1 k.p. spójnika "lub" mogłoby wskazywać, iż pracownik odbywa podróż służbową, gdy wykonuje zadanie służbowe poza którymkolwiek z miejsc określonych w tym przepisie. Wydaje się to zbyt daleko idące, bowiem prowadzi do nielogicznego wniosku, że pracownik mający stałe miejsce pracy poza miejscowością będącą siedzibą pracodawcy jest w podróży służbowej, gdy wykonuje pracę w tej miejscowości. Przepis art. 775 § 1 k.p. może być wykładany tylko w ten sposób, iż wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy jest podróżą służbową jedynie wówczas, gdy ta miejscowość jest jednocześnie miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę.
W orzecznictwie zauważa się zasadnie, że wzmianka o stałym miejscu pracy użyta w art. 775 § 1 k.p. wskazuje, że za punkt odniesienia należy przyjąć właśnie miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę zgodnie z art. 29 § 1 pkt 2 k.p. Miejsce wykonywania pracy może być różnie oznaczone. Możliwe jest np. takie ukształtowanie miejsca świadczenia pracy, by obejmowało ono pewien obszar geograficzny, a nie stały punkt, czy stałe punkty (np. „na terenie województwa lubuskiego”, „na terenie działania B. oraz jego Oddziałów”). Takie ukształtowanie miejsca świadczenia pracy jest możliwe, bowiem żaden przepis nie wyklucza takiego postanowienia umowy. Wypada też zasygnalizować, iż interpretacja przeciwna - zgodnie z którą nie byłoby możliwości określenia miejsca świadczenia pracy na zasadzie określenia obszaru, na którym wykonuje swą pracę pracownik mobilny - prowadziłaby do sytuacji, w której pracownicy mobilni nie mieliby w ogóle oznaczonego miejsca pracy, co dyskryminowałoby tę grupę pracujących.
Mówiąc o obszarowo określonym miejscu świadczenia pracy trzeba jednak poczynić pewne zastrzeżenie. Mianowicie miejsce świadczenia pracy pracownika mobilnego oznaczające pewien obszar jego aktywności zawodowej musi odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy. Ma to zatem być obszar, w którym pracownicy mobilni będą na stałe zobowiązani do przemieszczania się, będą wykonywać przewozy na tym właśnie obszarze. Niezsynchronizowane z rodzajem pracy oznaczenie miejsca pracy może prowadzić do oceny, iż postanowienie dotyczące miejsca pracy jest nieważne z mocy art. 58 § 3 k.c. w zw. z art. 300 k.p.
Podsumowując stwierdzić należy, że ustalenie, czy pracownik wykonuje zadanie określone przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, będzie zależało od tego, w jaki sposób określono w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy. Użycie formuły „na terenie działania B. Oddział W.” oznacza, że przeniesienie pracownika do Oddziału w G. będzie równoznaczne z powierzeniem mu zadania poza stałym miejscem pracy.

W orzecznictwie wskazuje się, że art. 775 § 1 k.p. odnosi się jedynie do zadania rozumianego jako zdarzenie incydentalne w stosunku do pracy umówionej i wykonywanej zwykle w ramach stosunku pracy (por. uchwała SN z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08, OSNP 2009/13-14/166).

Z tytułu podróży służbowej delegowanemu pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem. Pracownikowi delegowanemu przysługuje również zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg. Ma również prawo do ryczałtu, który rekompensuje wydatki poniesione za dojazdy środkami komunikacji miejscowej w miejscowości, do której został delegowany, a także do zwrotu innych udokumentowanych wydatków.
Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określa rozporządzenie wydane przez ministra właściwego do spraw pracy (art. 775 § 2 k.p.).
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju lub Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Artykuł 42 § 4 k.p. dopuszcza, bez wypowiedzenia dotychczasowych warunków, powierzenie pracownikowi innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Uzasadnionymi potrzebami pracodawcy mogą być potrzeby organizacyjne lub techniczne wymagające skierowania do innej pracy określonych pracowników, np. nagły wzrost sprzedaży czy też absencja chorobowa pracowników w innej jednostce organizacyjnej wymagająca czasowego skierowania tam dodatkowych osób. Sporne jest, czy przepis ten obejmuje zmianę miejsca wykonywania pracy. Wątpliwości wynikają z dosłownego brzmienia art. 42 § 4 k.p., który mówi o powierzeniu „innej pracy”.
Należy zauważyć, że stanowisko orzecznictwa jest w tej materii bardzo ostrożne. Nie budzi wątpliwości dopuszczalność powierzenia pracownikowi pracy w innym miejscu, gdy miejsce pracy w umowie określone jest w sposób szerszy i przeniesienie mieści się w jego obrębie. Według SN w przypadku, gdy umowa o pracę przewiduje obowiązek pracownika wykonywania pracy nie tylko w siedzibie zakładu, lecz także – w ramach zadań zakładu – w innych miejscach na terenie objętym jego działalnością, można bez wypowiedzenia warunków pracy zlecić mu wykonywanie takiej pracy, choćby z uprawnienia tego nie korzystał przez długi czas (por. uchwała SN z 31.1.1978 r., I PZP 34/78, OSNC Nr 7–8/1979, poz. 142). Również przeniesienie pracownika do innej komórki organizacyjnej jego zakładu pracy przy zachowaniu dotychczasowego stanowiska pracy i wynagrodzenia nie wymaga jego zgody, jeżeli w umowie o pracę wymieniony jest jedynie zakład, bez wskazania konkretnej komórki.
Zważywszy na charakter polecenia pracodawcy jako aktu konkretyzującego obowiązki pracownika, nie może ono, w odróżnieniu od wypowiedzenia i porozumienia zmieniającego, prowadzić do zmiany istotnych warunków pracy lub płacy. W rezultacie pracodawca, poza wypadkami określonymi wyżej, nie może na tej drodze zmienić uzgodnionego stałego miejsca pracy (por. M. Mędrala, Delegacja czy zmiana miejsca pracy?, Monitor Prawa Pracy 2009, nr 9).
W związku z powyższym należy przyjąć, że w sytuacji powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, wykonywania pracy w innym miejscu niż określone w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym (art. 42 § 4 k.p.), pracownik może odmówić jej wykonywania we wskazanym miejscu. Jeżeli pracownik nie wyrazi sprzeciwu wobec decyzji pracodawcy, to należy przyjąć, że doszło do zawarcia przez strony porozumienia zmieniającego miejsce wykonywania pracy (porozumienie zmieniające może być zawarte w dowolnej formie).

1. Pracownik Banku, który w „Karcie zadań i odpowiedzialności”, jako miejsce wykonywania pracy ma wpisane „B. Oddział W.”, a jest kierowany do pracy w Oddziale w G., przebywa w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 k.p. Bank wystawia wówczas polecenie wyjazdu służbowego.
2. W przypadku powierzenia pracownikowi na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym (art. 42 § 4 k.p.) wykonywania pracy w innym miejscu niż określone w umowie o pracę, pracownik może odmówić jej wykonywania we wskazanym miejscu. Jeżeli pracownik nie wyrazi sprzeciwu wobec decyzji pracodawcy, to należy przyjąć, że doszło do zawarcia przez strony porozumienia zmieniającego miejsce wykonywania pracy (porozumienie zmieniające może być zawarte w dowolnej formie).